Mit einem Änderungsvorgang ist immer eine Änderung der Produktkonfiguration (Produktzusammensetzung) verbunden, sei es durch neue Revisionsstände oder neue Teile- und/oder Dokumentnummern. Änderungsmanagement erfordert daher leistungsfähiges Konfigurationsmanagement (KM). Die internationale Norm ISO 10007 liefert einen Leitfaden zur praktischen Umsetzung einer firmenspezifischen KM-Strategie. Darin enthalten sind das Erkennen einer Produktzusammensetzung (Konfigurationsidentifizierung) und die Elemente für methodisches Änderungsmanagement (Konfigurationsüberwachung, Konfigurationsbuchführung und Konfigurationsaudit).

Konfigurationsüberwachung sorgt dafür, dass jede Änderung nach Design-freeze, ob im Rahmen der Produktentstehung, aufgrund eines Produktfehlers in der Nutzungsphase, im Zuge der Produktpflege, infolge einer neuer Produktanforderung oder aus sonst einem Anlass, kontrolliert ausgeführt und die vollständige Steuerung mit Nachweis über den administrativen Ablauf dokumentiert wird (Änderungsmanagement).

Die Konfigurationsbuchführung führt die Status von laufenden Änderungsanträgen und Änderungsaufträgen. Informationen hierüber liefern die jeweiligen Workflows und Lifecycle-Kenner. Identifikations-, Revisions- und Versionsnummern sowie Freigabekennzeichen protokollieren lückenlos den Änderungsverlauf der betreffenden Produktdaten gemäß den eingesetzten Prozessen.

Mit dem KM-Element Konfigurationsaudit ist das Ziel verbunden, nach einer Änderung die Gleichheit von virtuellem Produkt (geänderte Baunuterlagen) und materialisiertem Produkt zu gewährleisten. Um dieses Ziel sicher erreichen zu können, ist es notwendig, das Pflichtenheft sowohl zur Entwicklung wie auch zu allen Änderungen stets aktuell und vollständig prozessgestützt zu führen. Realisieren lässt sich dies mit einem Ansatz für Anforderungsmanagement. | (siehe Anforderungsmanagement)

Basics zu Änderungsmanagement >>>

Um die Fülle von Änderungen hinsichtlich Ressourcen und Kosten beherrschbar zu machen, ist es unerlässlich, Änderungsvorgänge zu vereinheitlichen. Die Strategie ist, charakteristische Fälle von Änderungen zu identifizieren und allgemeingültig zu beschreiben. Das Ergebnis sind wenige standardisierte Änderungsvorgänge, mit denen sich alle auftretenden Fälle bearbeiten lassen. Mit diesem Ansatz ist es möglich, Änderungsmanagement (Engineering Change Management, ECM) mit klar abgegrenzten reproduzierbaren Prozessen zu etablieren. Zu empfehlen sind folgende Änderungsfälle:

Standardänderung,

Marginaländerung,

Ad hoc-Änderung,

Datenkorrektur.

Am Beginn eines Änderungsvorgangs steht die Problemmeldung. Sie kann von internen oder externen Stellen (Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden) abgesetzt werden. Idealerweise ist die Problemmeldung als Web-Formular ausgeführt. Bei einer internen Meldung kann Bezug auf das aktuelle Entwicklungs- oder Kundenprojekt genommen werden. Darüber hinaus lassen sich Produktdaten, die im Zusammenhang mit dem Problem stehen, mit der Problemmeldung verknüpfen. Im Falle einer externen Problemmeldung ist die Angabe der Seriennummer die wichtigste Information. Sind zudem Teile- und/oder Zeichnungsnummern bekannt sind, können auch diese in die Problemmeldung eingebracht werden. Auch Angaben wie Fehlermeldungsnummer(n) und Fehlermeldungstext(e) sind möglich, um ein Problem bestmöglich zu beschreiben.

Über allem steht jedoch ein standardisierter Meldungskatalog. Er dient dazu, Problemmeldungen und Änderungsfälle in eine feste Beziehung bringen. Da eine Problemmeldung immer von der individuellen Wahrnehmung der betreffenden Person abhängt, ist es unerlässlich, mit standardisierten Problemmeldungen zu arbeiten. Der Meldungskatalog muss die unternehmensspezifischen Gegebenheiten auf mögliche Änderungsfälle abbilden, d. h. jeder Eintrag muss mit einem definierten Änderungsfall korrespondieren (z. B. Meldungstext: Ermüdungsbruch durch Konstruktionsfehler, Materialproblem, Beanspruchung etc. | Änderungsfall: Standardänderung).

Die Bewertung der Problemmeldung ist der erste Schritt des ECM-Prozesses. Mit den standardisierten Meldungstexten der Kategorien Standard, Marginal, Ad hoc und Datenkorrektur wird eine systemgestützte Vorentscheidung getroffen. Im zweiten Schritt folgt eine manuelle Sichtung des jeweils vorliegenden Änderungsfalls durch den Änderungsausschuss. Ergebnis der Sichtung ist entweder die Genehmigung der Änderung, die Anlage eines Produktpflegefalls oder die Ablehnung der Änderung. Ferner kann es sein, dass eine Änderung der festgelegten Kategorie vorgenommen werden muss, z. B. kann sich herausstellen, dass statt einer Standardänderung lediglich eine Marginaländerung vorliegt.

Zur Bewertung der Dringlichkeit einer Änderung empfiehlt sich die Verwendung von bedeutungsvollen Kriterien. Ein Kriterium kann die Projektphase sein, in der ein Problem auftritt, ein weiteres kann die Auswirkungen beschreiben (z. B. Produkt/Anlage in Aufbau/Montage und Projektfortgang gefährdet). Mit Festlegung von Wertigkeiten lässt sich eine Größe ermitteln, die die Priorität der Änderung bestimmt.

Liegt eine Standard- oder Marginaländerung vor, soll die Möglichkeit bestehen, einen sogenannten Produktpflegefall anzulegen. Ein Produktpflegefall ist gegeben, wenn kein zwingender Handlungsbedarf besteht, d. h. ein Problem nicht sofort gelöst werden muss. Dies ist der Fall, wenn ein Produkt/eine Anlage sich weiterhin ohne relevante Einschränkungen nutzen lässt. Gleiche oder in Verbindung stehende Problemfälle dieser Art lassen sich mittels Produktpflegefall zu einem Änderungsvorgang zusammenfassen.

Damit ein Produktpflegefall irgendwann bearbeitet wird, bedarf es der Festlegung von klaren Kriterien: entweder eine definierte Zeitspanne oder Bedingungen für eine situative Bewertung. Solche Bedingungen können sein: die Wiederverwendung der betroffenen Teile/Baugruppen in der Konstruktion, die Fertigung für einen Kundenauftrag oder die Lagerhaltung, aber auch die Pflege und Weiterentwicklung der Produktpalette. Je nach vorliegendem Geschäftsmodells mag es in Fertigungsunternehmen weitere Bedingungen dieser Art geben.

Um eine Standardänderung handelt es sich immer dann, wenn für das Problem nicht sofort eine Lösung auf der Hand liegt. Es ist unumgänglich, mit der fachlichen Kompetenz der involvierten Disziplinen einen Lösungsansatz zu entwickeln und dessen Realisierbarkeit unter den gegebenen Bedingungen technisch und kaufmännisch bzw. betriebswirtschaftlich zu prüfen und die Ergebnisse in einer Auswirkungsanalyse zu hinterlegen. Dies geschieht im Rahmen eines standardisierten ECR-Prozesses an dessen Beginn der Änderungsantrag (Engineering Change Request, ECR) steht.

Wird entschieden, den Lösungsansatz umzusetzen, startet der standardisierte ECO-Prozess. Es gibt auch Fälle, in denen ein weiterer Lösungsansatz entwickelt werden muss oder die Änderung verworfen wird, weil etwa die Änderungsanfrage eines Kunden nicht ausreichend budgetiert ist. Ansonsten beginnt der ECO-Prozess mit dem Änderungsauftrag (Engineering Change Order, ECO). Darin enthalten ist zum einen die Beauftragung des Technischen Büros zur Ausarbeitung der Bauunterlagen für den vorliegenden Lösungsansatz und zum anderen die Umsetzung der Vorgaben in den Bauunterlagen in der Produktion.

Eine Marginaländerung ist gegeben, wenn das Problem offensichtlich ist und es dafür nicht die Entwicklung eines expliziten Lösungsansatzes braucht. In diesem Fall wird kein ECR-Prozess benötigt. Der Änderungsvorgang beginnt gleich mit dem standardisierten ECO-Prozess. Im Technischen Büro wird die Änderung an den betreffenden Bauunterlagen entsprechend der Problemlage ausgeführt und in der Produktion erfolgt deren Umsetzung.

Wenn sich etwa in einem Kundenprojekt der Phase Aufbau/Montage ein Problem zeigt, durch das die laufenden Arbeiten unterbrochen werden müssen, liegt eine typische Ad hoc-Änderung vor. Oftmals handelt es sich um Kollisionsprobleme, d. h. ein Bauteil kann nicht montiert werden, es ist eine Nacharbeit erforderlich. In einem solchen Fall wird eine unkonventionelle Lösung des Problems gebraucht. Dennoch darf nicht auf einen geordneten Änderungsablauf verzichtet werden.

Ein standardisierter ECO-Prozess sorgt dafür, dass im ersten Schritt das Problem in der Werkhalle sofort am betroffenen Bauteil per Nacharbeit behoben und dokumentiert wird. Damit können die Montagearbeiten ohne lange Unterbrechung fortgeführt werden. Im zweiten Schritt werden die betreffenden Produktdaten entsprechend der dokumentierten Nacharbeit im Technischen Büro geändert. Der ECO-Prozess stellt sicher, dass die Produktdaten bzw. Bauunterlagen und das materielle Bauteil nach der Änderung weiterhin konsistent sind und bleiben.

Datenkorrekturen nach Design-freeze, mit denen keine Änderung an Produkt- oder Prozessdaten verbunden ist, sollten stets mit einem geordneten Änderungsablauf ausgeführt werden. Auch bei einer noch so geringen Änderung sorgt der standardisierte ECO-Prozess Datenkorrektur für einen immer gleichermaßen reproduzierbaren Vorgang. Typische Fälle sind unter anderem "ein Tippfehler in einem Zeichnungstext", "die notwendige Präzisierung in einem Benutzerhandbuch" oder "die Korrektur einer Toleranzangabe". Der Änderungsfall Datenkorrektur beginnt wie jeder andere mit einer Problemmeldung und wird mittels Änderungsauftrag systematisch ausgeführt.

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